Bab 11 : User Dokumentation dan online help

·      Paper  versus Online Manuals

Paper	Online Manuals
Install manual	Online manual
Brief getting-started notes	Online help
Introductory tutorial	Context-sensitive help
Thorough tutorial	Online tutorial
Detailed reference manual	Animated demonstration
Quick reference card	Guides
Conversation manual	FAQs

·      Online manual meliputi : Online communities, newsgroups, listservers, e-mail, chat, and instant messaging

·      Online manuals memiliki keunggulan dan kelemahan yaitu :

Keunggulan	Kelemahan
secara fisik tidak banyak memakan tempat	kecenderungan user yang lebih suka membaca paper manuals
mudah dinavigasikan	isi yang lebih sedikit
dapat memberikan pengalaman yang interaktif pada user	user interface yang mungkin menghambat
secara ekonomi lebih hemat	kesulitan navigasi dan kesulitan melihat online manuals

·    Fakta : bahwa orang – orang cenderung membaca 15% – 30% lebih lambat pada komputer dibandingkan membaca buku. Hal ini terutama dipengaruhi oleh font yang digunakan, resolusi layar, batas karakter yang tidak jelas, pencahayaan, pantulan, flicker pada layar, layout, dan hal – hal lainnya. Manual biasanya dapat memperpendek waktu belajar user, meningkatkan performa user, meningkatkan kepuasan user, dan mengurangi jumlah panggilan untuk support. Dalam hal ini ada sesuatu yang dikenal sebagai “active user paradox”, yang merupakan kondisi dimana kebanyakan user memilih untuk tidak membaca manual dengan lengkap sehingga mereka hanya mengetahui hal – hal yang umum saja.

·      Berikut merupakan panduan dalam membuat suatu user manuall oleh Carroll :

1.       Pilih pendekatan aksi

2.       Gunakan pekerjaan user sebagai panduan dalam mengorganisasikan manual

3.       Beri informasi mengenai pengenalan kesalahan dan recovery

4.       Beri informasi untuk praktik dan pembelajaran lebih lanjut

·      Hal – hal yang perlu diperhatikan untuk organisasi dan cara penulisan manual :

1.       Kalimat yang tepat dan sesuai dengan tujuan edukasi

2.       Sajikan konsep dalam urut – urutan logis dan tingkat kesulitan bertahap dari mudah ke sulit

3.       Pastikan bahwa setiap konsep digunakan dalam bagian berikutnya

4.       Hindari referensi pada bab berikutnya

5.       Buat jumlah bab sesuai dengan materi yang disajikan

6.       Berikan contoh yang mencukupi

7.       Perhatikan pilihan kata

8.       Buat kerangka dulu untuk memastikan konsistensi dan kualitas

9.       Cara penulisan harus menyesuaikan dengan user

·      Berikut merupakan panduan dalam online help yang diajukan oleh Kearsley :
1. Buat agar help system mudah diakses dan mudah untuk keluar
2. Buat help spesifik mungkin
3. Kumpulkan data untuk menentukan help apa yang paling diperlukan
4. Berikan user kontrol atas help system
5. Buat pesan help seakurat dan selengkap mungkin
6. Jangan gunakan help dengan tujuan untuk mengkompensasi interface yang buruk

·      Online manuals merupakan manual yang disediakan secara online. Dengan adanya online manuals user dapat dipermudah, karena ada fitur seperti multiple windows, text highlighting, warna, suara, animasi, dan fasilitas searching. Dalam membuat online manuals, daftar isi harus disediakan di salah satu sisi dan tetap terlihat selama fasilitas online manuals digunakan user.

·      Sementara itu online help lebih bersifat spesifik dengan tujuan tertentu. Selain itu user diharapkan mampu melakukan searching sendiri terhadap dokumen – dokumen online yang ditampilkan. Pada online help, kebanyakan memiliki wizard yang dapat merespons pada bahasa natural.

·       Online Tutorials, Demonstrations, and Animations

*. Tutorial online berguna untu membantu user dapat membaca tutorial sekaligus materi yang diberikan. Selain itu user juga dapat bekerja sesuai kecepatannya dan tanpa rasa malu jika membuat kesalahan selama tutorial berlangsung.

*. Demonstrations merupakan suatu demo yang memperlihatkan fitur – fitur suatu produk. Hal ini dibuat dengan tujuan menarik minat potential user dan membangun suatu product image yang positif. Biasanya didistribusikan lewat internet dalam bentuk CD-ROM atau DVD.

·      Development Process Guidelines

*. Berikut merupakan panduan dalam proses pembuatan manual :

 1. Gunakan copywriter professional

                 2. Siapkan dokumentasi jauh sebelumnya.
                 3. Buat dokumen panduan yang terintegrasi
                 4. Review draft terlebih dahulu
                 5. Lakukan uji lapangan terhadap versi awal
                 6. Berikan cara bagi user untuk memberikan feedback
                 7. Lakukan revisi secara berkala